*Contenido revisado y actualizado en noviembre de 2026*⁠

Cuando un edificio cuenta con varias viviendas o locales, compartir zonas comunes y gastos requiere una buena organización. La comunidad de propietarios permite gestionar estos aspectos y tomar decisiones que afectan al conjunto del inmueble.

Pero ¿cómo se constituye una comunidad de propietarios?, ¿qué documentación se necesita y quién debe encargarse de su gestión?

Te explicamos los pasos fundamentales para organizarla correctamente.

¿Es obligatorio constituir una comunidad de propietarios?

Cuando un edificio está sometido al régimen de propiedad horizontal, se aplica la Ley de Propiedad Horizontal, aunque los propietarios todavía no hayan celebrado una primera reunión formal.

Por eso, antes de iniciar los trámites, conviene comprobar si el edificio ya dispone de escritura de división horizontal, donde figuran las viviendas, locales, elementos comunes y cuotas de participación.

No todos los edificios necesitan crear una comunidad desde cero.

5 pasos para organizar una comunidad de propietarios

1. Revisar la documentación del edificio

Es necesario comprobar la escritura de división horizontal, las cuotas de participación de cada propietario y los posibles estatutos de la comunidad. Esta documentación servirá de base para organizar su funcionamiento.

2. Celebrar una primera junta de propietarios

Se convoca una reunión para organizar la comunidad y tomar los primeros acuerdos. Entre los asuntos que conviene tratar están:

• Elección del presidente.

• Nombramiento de secretario y administrador, si procede. Dicho cargo lo puede ostentar el presidente si los estatutos no dicen lo contrario.

• Aprobación de un presupuesto inicial y acuerdo para darla de alta, en el caso que no esté constituida.

• Establecimiento de las cuotas para atender los gastos comunes.

• Organización de los servicios y mantenimiento del edificio.

Los acuerdos deben adoptarse respetando las mayorías y requisitos establecidos en la ley.

3. Nombrar los cargos de la comunidad

La comunidad cuenta con una junta de propietarios y con los cargos de presidente, secretario y administrador.

El presidente debe ser propietario y su nombramiento es obligatorio. Por defecto, también asume las funciones de secretario y administrador, salvo que los estatutos o la junta acuerden designar a otras personas.

Los cargos de secretario y administrador pueden recaer en una misma persona o desempeñarse por separado, y también pueden confiarse a profesionales externos.

4. Legalizar el libro de actas y solicitar el NIF

Los acuerdos deben recogerse en un libro de actas, cuyo primer ejemplar debe legalizarse en el Registro de la Propiedad correspondiente.

Además, la comunidad necesita un Número de Identificación Fiscal (NIF), que se solicita ante la Agencia Tributaria mediante el modelo 036, aportando la documentación requerida.

5. Obtener el certificado digital de la comunidad de propietarios

Un aspecto fundamental que muchas comunidades desconocen es su obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.

El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 incluye expresamente a las entidades sin personalidad jurídica entre los sujetos obligados a realizar sus trámites administrativos por medios electrónicos. Las comunidades de propietarios están incluidas en esta obligación.

Esto tiene especial importancia en la relación con la Agencia Tributaria, que contempla a las comunidades de propietarios entre las entidades obligadas a recibir determinadas notificaciones y comunicaciones electrónicas.

Para poder realizar estas gestiones, la comunidad puede disponer de un certificado electrónico de representante de entidad sin personalidad jurídica, que permite identificarla y realizar trámites en su nombre.

El presidente ostenta legalmente la representación de la comunidad, sin perjuicio de que pueda autorizarse a un profesional para realizar las gestiones correspondientes conforme a los requisitos de representación aplicables.

Es importante que la comunidad tenga controlado quién utiliza el certificado, dónde se conserva, cuándo caduca y quién revisa periódicamente las notificaciones electrónicas. No atender una comunicación administrativa puede provocar que pasen los plazos para responder o realizar las actuaciones correspondientes.

No se trata de un trámite que deban realizar individualmente todos los propietarios, sino de una gestión que corresponde a la comunidad.

6. Organizar las cuentas y los servicios

Una vez organizada la comunidad, conviene disponer de una cuenta bancaria propia y establecer un presupuesto para atender los gastos habituales:

• Limpieza y mantenimiento.

• Electricidad y agua de las zonas comunes.

• Ascensor e instalaciones.

• Seguro comunitario.

• Reparaciones y conservación.

• Servicios de administración.

Una buena planificación económica ayuda a evitar problemas y facilita el mantenimiento del edificio.

¿Es necesario contratar un administrador de fincas?

No es obligatorio contratar un administrador externo, pero contar con un profesional puede facilitar mucho el funcionamiento de la comunidad.

Entre sus principales tareas se encuentran la gestión de los ingresos y gastos, el seguimiento de incidencias, la coordinación de proveedores, la preparación de juntas y la ejecución de los acuerdos adoptados por los propietarios.

También ayuda a mantener organizada la documentación y a controlar las obligaciones de la comunidad.

Administración de comunidades de propietarios en Arnedo

En Espuelas Gestión Inmobiliaria ofrecemos servicios de administración de comunidades de propietarios en Arnedo y localidades cercanas. Ayudamos con la gestión económica, la atención de incidencias y la coordinación de los servicios necesarios para el buen mantenimiento del edificio.

¿Tu comunidad todavía no tiene certificado digital o no sabes quién gestiona sus notificaciones electrónicas? En Espuelas Gestión Inmobiliaria podemos ayudarte a organizar la administración y el control de las gestiones de tu comunidad, para que no se pasen por alto trámites ni comunicaciones importantes.

Además, ponemos a disposición de los propietarios una app que facilita el acceso a la información de su comunidad (TucomunidApp.com). Desde ella podrán consultar documentación, conocer el estado de la gestión, comunicar incidencias y realizar determinadas gestiones de forma cómoda y sencilla.

Más información, mayor transparencia y una gestión más accesible para todos los propietarios.

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